Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 10 november 2026.

1. Wie is verantwoordelijk?

Deze website wordt beheerd door Angenito Hellings, initiatiefnemer van Helvia Zorgmanagement (in oprichting), gevestigd in de regio Amsterdam. Voor vragen over persoonsgegevens kunt u contact opnemen via info@helviazorgmanagement.nl.

Wanneer Helvia formeel wordt ingeschreven en de rechtsvorm of contactgegevens wijzigen, werken wij deze verklaring bij. Deze verklaring geldt voor de website, algemene contactaanvragen en voorbereidende zakelijke contacten. Voor eventuele verwerking van cliënt- of zorgdossiers in een latere dienstverlening gelden aanvullende afspraken en, waar vereist, een verwerkersovereenkomst.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wanneer u het contactformulier gebruikt of ons rechtstreeks e-mailt, kunnen wij de volgende gegevens verwerken: naam, e-mailadres, optioneel telefoonnummer, organisatie, type aanvrager, gekozen onderwerp en de inhoud van uw bericht. Wij verwerken daarnaast de correspondentie die nodig is om uw vraag of offerteaanvraag te beantwoorden.

Bij het bezoeken van de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip van bezoek, opgevraagde pagina's en technische fout- of beveiligingsgegevens. Onze hostingomgeving kan deze informatie in serverlogbestanden vastleggen.

Belangrijk: verstuur via het openbare contactformulier geen BSN, medische gegevens, cliëntdossiers, diagnosen of andere bijzondere persoonsgegevens. Heeft u een zorginhoudelijke of privacygevoelige vraag, neem dan eerst contact op om een geschikte beveiligde communicatiewijze af te spreken.

3. Waarom verwerken wij gegevens en op welke grondslag?

Wij gebruiken contactgegevens en berichten om aanvragen te beantwoorden, een kennismaking te plannen en, wanneer daarom wordt gevraagd, een passend voorstel voor administratieve dienstverlening op te stellen. Dit gebeurt op basis van ons gerechtvaardigd belang om binnengekomen vragen te behandelen, of omdat u verzoekt stappen te zetten voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder f of b AVG, afhankelijk van de aanvraag).

Gegevens die onderdeel worden van een overeenkomst of financiële administratie verwerken wij voor de uitvoering van die overeenkomst en, voor zover van toepassing, wettelijke administratieve verplichtingen (artikel 6 lid 1 onder b of c AVG). Technische loggegevens en beperkte beveiligingsgegevens kunnen worden verwerkt ter bescherming en beheer van de website op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Een bericht via het contactformulier leidt niet automatisch tot inschrijving voor reclame of een nieuwsbrief. Wij gebruiken uw contactgegevens niet voor ongevraagde nieuwsbrieven.

4. Met wie delen wij gegevens?

Voor websitehosting en de technische verwerking van contactverzoeken gebruiken wij de diensten van Mijndomein. Berichten die via het contactformulier worden verzonden, komen binnen in onze zakelijke e-mailomgeving. Voor technisch beheer of ondersteuning kunnen dienstverleners alleen toegang krijgen voor zover dat noodzakelijk is en met passende afspraken.

Wij verkopen persoonsgegevens niet. Wij delen persoonsgegevens alleen met andere partijen wanneer dat noodzakelijk is voor de gevraagde dienstverlening, wanneer u daar rechtsgeldig om verzoekt of wanneer wij daartoe wettelijk verplicht zijn.

5. Worden gegevens buiten de EER verwerkt?

Voor zover wij gebruikmaken van leveranciers die persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, beoordelen wij vooraf welke wettelijke bescherming en doorgiftewaarborgen nodig zijn. Een dergelijke doorgifte vindt niet zonder passende grondslag en waarborgen plaats. Op verzoek kunnen wij informatie geven over relevante ontvangers en waarborgen die op uw gegevens van toepassing zijn.

6. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Algemene contactaanvragen die niet tot een opdracht leiden, bewaren wij in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact, tenzij er een concrete reden is om gegevens langer nodig te hebben, bijvoorbeeld een lopende klacht of geschil. Gegevens van opdrachtgevers bewaren wij zolang dat nodig is voor de overeenkomst en de afwikkeling daarvan. Financiële administratie bewaren wij gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn, doorgaans zeven jaar.

Technische loggegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor de beveiliging en het beheer van de website, rekening houdend met de instellingen en bewaartermijnen van de hostingprovider. Wij beoordelen regelmatig of gegevens kunnen worden verwijderd.

7. Hoe beveiligen wij gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder beperkte toegang tot zakelijke accounts, sterke wachtwoorden, afgeschermde configuratiebestanden en beveiliging van website- en e-mailverkeer. Wij beperken de persoonsgegevens die via het contactformulier worden gevraagd. Voor de daadwerkelijke verwerking van gevoelige cliëntgegevens worden afzonderlijke, geschikte beveiligingsmaatregelen en werkafspraken vereist.

8. Cookies en sessies

De meegeleverde Helvia-website gebruikt geen ingebouwde advertentie- of analysetrackers. Voor de werking en bescherming van het contactformulier kan bij verzending tijdelijk een functionele sessiecookie worden gebruikt. Meer informatie staat in ons cookiebeleid. Als later aanvullende tracking of externe diensten worden toegevoegd, beoordelen en actualiseren wij de informatie en eventuele toestemmingsinstellingen.

9. Uw privacyrechten

U kunt ons vragen om inzage in uw persoonsgegevens, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdracht van gegevens waar dat wettelijk van toepassing is. U kunt bezwaar maken tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang. Als een verwerking op toestemming is gebaseerd, kunt u die toestemming intrekken. Deze rechten kennen wettelijke voorwaarden en uitzonderingen.

Stuur uw verzoek naar info@helviazorgmanagement.nl. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Om misbruik te voorkomen, kunnen wij op een veilige manier aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. Stuur niet uit eigen beweging een kopie van uw identiteitsbewijs mee.

U kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Geautomatiseerde besluitvorming

Wij nemen op basis van gegevens uit het websitecontactformulier geen besluiten die uitsluitend geautomatiseerd zijn en die rechtsgevolgen hebben of u op vergelijkbare wijze aanmerkelijk treffen. Wij passen via dit formulier geen profilering toe.

11. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze website, dienstverlening, leveranciers of wettelijke verplichtingen veranderen. De actuele versie is steeds op deze pagina beschikbaar. Bij wezenlijke wijzigingen die betrokkenen direct raken, informeren wij hen wanneer dat vereist is.